Due importanti risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sulla conservazione dei documenti elettronici. Gli utenti possono mantenere l’immagine elettronica e apporvi la firma

PALERMO – Emanate due importanti risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate in materia di conservazione elettronica dei documenti. Si tratta delle risoluzioni nn. 195 e 196, entrambe del 30 luglio 2009, con le quali l’Agenzia fornisce ulteriori chiarimenti sulle modalità di conservazione sostitutiva dei documenti fiscali.
Più in particolare, la risoluzione n. 195 prevede la possibilità per i contribuenti di utilizzare, ai fini della conservazione delle fatture passive, sia il metodo tradizionale sia quello elettronico, con la sola prescrizione di tenuta di registri acquisti “sezionali” quando il processo di conservazione venga iniziato e portato a termine in corso d’anno.

Con la stessa risoluzione l’Agenzia delle Entrate prevede la possibilità, per i contribuenti che ricevono in formato elettronico documenti fiscali privi di firma digitale e marca temporale, e quindi non conservabili elettronicamente se non prima della loro stampa e successiva dematerilizzazione tramite scannerizzazione e apposizione di firma digitale e marca temporale,  di evitare la stampa (sul cartaceo) di tali documenti, utilizzando direttamente  l’immagine ricevuta in formato elettronico, definitiva e non modificabile, sulla quale apporre successivamente la firma digitale e la marca temporale necessarie per la conservazione digitale. Completata l’operazione il documento cartaceo può essere eliminato.

Con la risoluzione n. 196 l’Agenzia delle Entrate, oltre a confermare la validità della procedura di conservazione digitale partendo dal così detto “spoil di stampa” (evitando – cioè – la dematerializzazione e la successiva proceduta di acquisizione digitale), rispondendo ad un apposito quesito precisa che non sono previsti termini minimi di validità dell’opzione per la conservazione sostitutiva e sulla eventuale revoca.

In pratica, secondo l’Agenzia, il contribuente che prima decide di passare dalla conservazione analogica a quella digitale ha sempre la possibilità di tornare alla conservazione dei documenti col sistema tradizionale, ferma restando – comunque – la necessità di assicurare la continuità delle modalità di conservazione per tipologia di documenti e per periodo d’imposta, così come previsto dalla vigente normativa.