Scatta oggi per la Pubblica amministrazione l’obbligo di emettere e ricevere solo fatture in formato elettronico. Sia per le Pa che per le imprese fornitrici sarà centrale il Sistema di interscambio (Sdi)
CATANIA – Scatta oggi per la Pubblica amministrazione l’obbligo di emettere e ricevere solo fatture in formato elettronico.
Una misura, questa, che va verso la direzione di una sempre maggiore efficienza degli scambi con i fornitori. Ma come avviene, tecnicamente, la trasmissione del documento digitale? Sia le Pubbliche amministrazioni che le imprese fornitrici di beni e servizi possono inviare direttamente la fattura elettronica al Sistema di interscambio (Sdi), oppure possono avvalersi dell’intermediazione di soggetti abilitati, che si occupano non solo della trasmissione, ma anche della conservazione e dell’archiviazione della fattura elettronica, mantenendo comunque inalterate le responsabilità dell’ente che emette la fattura.
Una misura, questa, che va verso la direzione di una sempre maggiore efficienza degli scambi con i fornitori. Ma come avviene, tecnicamente, la trasmissione del documento digitale? Sia le Pubbliche amministrazioni che le imprese fornitrici di beni e servizi possono inviare direttamente la fattura elettronica al Sistema di interscambio (Sdi), oppure possono avvalersi dell’intermediazione di soggetti abilitati, che si occupano non solo della trasmissione, ma anche della conservazione e dell’archiviazione della fattura elettronica, mantenendo comunque inalterate le responsabilità dell’ente che emette la fattura.
Nello specifico, nel processo di invio della fattura dall’impresa al Sdi e nel suo successivo inoltro all’ufficio pubblico interessato, sono presenti i seguenti step: l’impresa fornitrice predispone la fattura elettornica direttamente o tramite un terzo soggetto abilitato; l’impresa fornitrice (o il suo intermediario) appone la firma e il riferimento temporale sul documento; il file così predisposto viene trasmesso dall’impresa (o dal suo intermediario) al Sdi attraverso i canali di trasmissione previsti (Pec, sito web, web service, protocollo Ftp, porta di dominio). Il Sdi effettua poi i dovuti controlli, verificando la correttezza formale del documento ricevuto e inoltrandolo, infine, alla Pubblica amministrazione destinataria. Questa procedura di invio/ricezione prevede dei messaggi di ritorno a conferma del buon esito della trasmissione della fattura.
Tra le possibilità delle imprese, che devono assolvere l’obbligo di inviare fatture solo digitali, c’è anche quella di servirsi del proprio istituto finanziario di riferimento e di richiedere a questo supporto. L’istituto bancario, infatti, attivando il servizio di FatturaPa, può assumere il ruolo di intermediario abilitato tra l’impresa stessa e la Pa. Attraverso tale modalità, l’impresa avvia un progetto più ampio di dematerializzazione del proprio ciclo commerciale, ottenendo risparmi elevati (che possono andare dal 60% al 90%, a seconda del livello di automazione raggiunto).
In altre parole, gli istituti finanziari possono abbinare alla semplice veicolazione della fattura altri servizi, come ad esempio anticipi fatture, generazione e riconciliazione dei pagamenti, certificazione crediti, ecc.
Oggi, circa 600 istituti finanziari e 950 mila imprese si relazionano tra loro attraverso il consorzio Cbi, che ha sviluppato la funzione “FatturaPa”, grazie alla quale ciascun istituto consorziato, come abbiamo precisato sopra, può interfacciarsi con il Sdi e fungere da intermediario abilitato.
Sistema di ricezione. In caso di errore, il Sdi manda notifica di scarto
La funzione del Sistema di interscambio (Sdi) è di verificare che il documento elettronico presenti tutte le informazioni obbligatorie, secondo quanto stabilito nell’allegato B del Dm 55/2013. Se le direttive non vengono rispettate, il Sdi invia la notifica di scarto al trasmittente, con gli errori presenti nel documento. I controlli effettuati dal Sdi verificano: nomenclatura e unicità del file, integrità del contenuto, autenticità dell’origine, conformità del formato, validità del contenuto della fattura e unicità della fattura. Devono inoltre essere presenti, oltre alle informazioni rilevanti ai fini fiscali, i dati necessari all’inoltro della fattura da parte del Sdi. Se nei successivi 10 giorni si verificano ancora errori, il Sdi comunica al trasmittente l’impossibilità del recapito. Il trasmittente, quindi, può decidere di inviare la fattura all’amministrazione interessata attraverso canali alternativi. Superati invece i 15 giorni dal primo tentativo di inoltro, il Sdi invia, sia al trasmittente che al destinatario, la notifica di decorrenza termini, ovvero la chiusura del processo di gestione della fattura all’interno del Sdi: eventuali successive negoziazioni saranno condotte dalle parti fuori sistema.
