I domicili digitali sono eletti presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato come definito dal regolamento eIdas (electronic IDentification authentication and signature).
Come una raccomandata A/R
Le comunicazioni elettroniche trasmesse ad uno dei domicili digitali producono gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivalgono alla notificazione per mezzo della posta salvo che la legge disponga diversamente. Le suddette comunicazioni si intendono spedite dal mittente se inviate al proprio gestore e si intendono consegnate se rese disponibili al domicilio digitale del destinatario. Fa salvo il caso in cui la prova che la mancata consegna sia dovuta a fatto non imputabile al destinatario medesimo. Vige, poi, l’obbligo di comunicare ogni variazione o modifica del domicilio digitale.
I domicili digitali saranno raccolti in un indice, realizzato prezzo lAgenzia per l’Italia digitale (AgId): un elenco degli indirizzi online delle persone fisiche e dei soggetti privati in formato aperto e liberamente consultabile. Per i professionisti iscritti agli albi, il domicilio digitale sarà l’indirizzo inserito nell’elenco, a meno che non venga comunicato diversamente.
Comunicazioni Pa-cittadino, la carta sarà un ricordo
Un decreto del presidente del Consiglio dei ministri dovrà stabilire la data a decorrere dalla quale le comunicazioni tra la pubblica amministrazione e coloro che non hanno provveduto a eleggere un domicilio avverranno esclusivamente in forma elettronica. Con lo stesso decreto saranno individuate altre modalità con le quali i documenti potranno essere consegnati a chi non sarà in grado di accedere direttamente a un domicilio digitale, al fine di superare il divario digitale. Il domicilio digitale rappresenterebbe un risparmio per le casse pubbliche, il cui ammontare è per le sole Pa locali non inferiore a 250 milioni di euro annui.
Banche dati
Le pubbliche amministrazioni possono procedere alla conservazione dei documenti informatici all’interno della propria struttura organizzativa o affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati accreditati come conservatori presso l’AgId. Il responsabile della conservazione, che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
Sarà impegno della presidenza del Consiglio dei ministri promuovere lo sviluppo e la sperimentazione di un sistema volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a registrazione e a consentirne l’accesso on-line.
Documenti accessibili ai cittadini
Gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali. Le amministrazioni dovranno rendere disponibili a cittadini ed imprese i suddetti documenti attraverso servizi online accessibili previa identificazione con l’identità digitale.
Il sistema di gestione informatica dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni dovrà essere gestito in modo da assicurare l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici. Il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Al contrario, il valore giuridico del documento informatico senza firma e del documento informatico con firma elettronica restano liberamente valutabili in giudizio, sulla base di quattro criteri: qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.