Approvato il documento che definisce le procedure da seguire per lo svolgimento di attività di audit. Vademecum per gli enti al fine di agevolare il lavoro dell’amministrazione
PALERMO – Per una maggiore regolarità e trasparenza del mondo della formazione professionale, la Regione siciliana ha approvato il documento che definisce le linee guida che gli uffici preposti dovranno seguire per svolgere i controlli di audit sugli enti di formazione operanti sul territorio isolano. L’audit, si legge nelle linee guida, è lo strumento con cui l’amministrazione regionale dell’Istruzione e Formazione professionale – Dipartimento regionale dell’Istruzione e Formazione professionale, accerta l’effettivo possesso, da parte degli organismi accreditati o in fase di accreditamento, dei requisiti necessari previsti.
L’accertamento si effettua, in prima battuta, attraverso il controllo documentale e la conformità di tutte le carte non solo per l’appunto in formato cartaceo ma anche in formato digitale per via telematica attraverso il sistema Faros o le caselle mail dedicate, che permettono all’assessorato di effettuare un primo controllo in tempo reale delle attività svolte, e che vanno poi verificate in maniera puntuale e precisa successivamente. Ancora, sarà verificata la sussistenza delle certificazioni dichiarate e non allegate al momento dell’istanza di accreditamento. I documenti che saranno verificati saranno sia quelli strettamente legati all’organizzazione dell’ente, a prescindere dalla singola attività progettuale: dal personale, e quindi contratti, curriculum, posizioni previdenziali e Inail, alle sedi, tra cui contratti d’affitto locali e attrezzature, idoneità locali certificata dall’ispettorato del lavoro, rispondenza alle leggi per la sicurezza sul lavoro, idoneità degli impianti elettrici.
Il controllo sarà ugualmente attento alla verifica del rispetto di tutto ciò che è richiesto in fase di attività didattica, dai bandi, alle selezioni fino allo svolgimento degli esami finali, passando per i registri di classe e tutta la documentazione attestante lo svolgimento dello stage. Le linee guida sono quindi il punto di partenza per il lavoro dei soggetti incaricati di effettuare le visite di audit, ma anche il sunto di tutto ciò che deve essere fatto perché un progetto venga svolto in maniera efficace e produttiva. Sono quindi, una sorta di vademecum, per gli enti di formazione, da seguire pedissequamente per organizzare il lavoro attraverso le modalità di verifica dello stesso, ai fini dei controlli dell’amministrazione, in modo da rendere questi ultimi più agevoli e allo stesso tempo snellire la documentazione che è necessario conservare e tenere pronta per una qualunque evenienza. Le verifiche di audit saranno di tre tipologie: standard, e si svolgeranno in fase di accreditamento, di mantenimento, organizzate durante lo svolgimento delle attività programmate, e supplementari, nel caso di anomalie rilevate durante i controlli di routine o presunti problemi di cui l’amministrazione è venuta a conoscenza a seguito a notizie o fonti di qualsiasi genere e natura che attestano l’anomalia nello svolgimento di un progetto o di parte di esso.
Le verifiche saranno svolte da almeno due ispettori, chiamati auditor, designati tra i dipendenti dell’amministrazione regionale o della società esterna che si occuperà della gestione dei controlli. Il controllo sarà svolto nelle sedi dell’ente, che metterà a disposizione tutta la documentazione richiesta. Qualora alcuni fascicoli non dovessero essere subito disponibili, dovranno essere consegnati agli auditor entro 5 giorni dalla data di rilascio del verbale di ispezione, nel quale saranno elencati in maniera dettagliata sia i documenti recepiti che quelli ancora da ricevere.
